Riksarkivet får skarp kritik av JO

I början av november förra året genomförde Justitieombudsmannen (JO) en inspektion av Riksarkivet i Täby. JO:s medarbetare granskade dokumentation, rutiner och ett urval av ärenden där personer begärt ut handlingar från myndigheten.

Vid inspektionen noterade JO att namnet på den som begärt ut handlingar via formuläret på Riksarkivets hemsida registreras i myndighetens ärendehanteringssystem. Namnet registreras som en aktör i ärendet och kan enkelt sökas fram av personer som har tillgång till systemet. Det innebär också att det går att se vilka handlingar en viss person har begärt ut över tid, privatpersoner såväl som till exempel forskare och journalister.

”Jag menar att det är oacceptabelt att Riksarkivet inte bara bevarar namnet på den som framställt en begäran om allmän handling, utan att uppgiften därtill ges en visuellt framträdande plats i ärendehanteringssystemet och kan eftersökas i systemet” skriver JO Katarina Påhlsson i sitt uttalande.

JO lyfter också att både beställningar och korrespondens sparas i ärendehanteringssystemet. Det innebär att frågor från myndigheten – vid till exempel en sekretessprövning – kan ligga kvar i systemet även efter att ärendet avslutats. Varken namn eller ärendet gallras.

”Jag har mycket svårt att se det som förenligt med grundtanken bakom anonymitetsskyddet. Jag förutsätter att myndigheten snarast ser över möjligheten att registrera de aktuella ärendena på annat sätt”, skriver Katarina Påhlsson.

Jens Västberg, chefsjurist på Riksarkivet, säger att man är medveten om problemet och att han tycker det är bra att JO lyfter fram det.

– Vi känner till att det finns brister i vår hantering och vi jobbar med att åtgärda det här. Själva grundproblemet är att vi använder ett diariesystem som handläggningssystem. Systemet hanterar inte gallring och det finns även andra problem från när man byggde det här för många år sedan.

I dagsläget behövs namnen för att myndigheten ska kunna fakturera för kopior av handlingarna. Jens Västberg betonar att Riksarkivet inte röjer någon som har begärt ut handlingar anonymt, det går att göra via telefon, e-post eller genom att besöka någon av myndighetens läsesalar.

– Vi bevarar uppgifter om de som inte är anonyma när de begär ut handlingar. Men det är illa ändå, för det innebär att man kan titta på vem som har begärt ut olika handlingar över tid. Vi måste se till att så snabbt som möjligt ändra på det.

Han säger dock att myndighetens preliminära uppfattning är att det inte går att åtgärda i en handvändning då flera andra stödsystem byggts på under åren, men att man tittar på om en analys och en enkel kravställning kan vara klar till hösten.

”Vi fick ganska allvarlig kritik av JO för tre år sedan som fick oss att starta det här projektet.”

JO har också tittat på Riksarkivets ärendehantering och skriver att handläggningstiderna varierar kraftigt. I vissa ärenden fick den som begärt ut handlingar svar inom någon dag. I andra fall var ärendena fortfarande öppna flera månader senare. I flera granskade ärenden tog det minst fyra veckor innan någon handläggningsåtgärd vidtogs. I några fall tog det ännu längre tid.

Sedan 2023 har Riksarkivet genomfört ett omfattande utvecklingsarbete kring bland annat hur ärenden prioriteras och när handläggning påbörjas. JO konstaterar att myndigheten har tagit viktiga steg för att förbättra hanteringen.

– Vi fick ganska allvarlig kritik av JO för tre år sedan som fick oss att starta det här projektet. Jag ser positivt på att JO tycker att vårt arbete har gett resultat och att vi är på rätt väg, säger Jens Västberg.

Han säger att Riksarkivet arbetar med att implementera de nya rutinerna i hela myndigheten och att man arbetar kontinuerligt för att åtgärda bristerna.

– Det finns vissa strukturfrågor vi behöver jobba vidare med, till exempel hur man ska säkerställa att vi prioriterar rätt och att man påbörjar handläggningen direkt. Det är en anrik myndighet med sedan länge inarbetade rutiner, det tar tid att vända och det kommer ta ytterligare en tid innan vi är helt där vi vill vara.