Han kopplar av med att läsa “fruktansvärt dålig science fiction”. Efter dagar fyllda av arkivlagar, digital infrastruktur och myndighetsdialoger är det just i det mer lättviktiga som Daniel Forsman hittar en paus.
Kontrasten är påtaglig. Som chef för Riksarkivet leder han en komplex verksamhet mitt i en period av ekonomisk press, ökade krav på tillgänglighet och en omfattande digital omställning – samtidigt som myndigheten har fått en tydligare roll i Sveriges beredskap.
Daniel Forsman tillträdde i mars efter nära åtta år som stadsbibliotekarie i Stockholm. Steget till arkivvärlden beskriver han som en naturlig fortsättning.
– Jag har arbetat mycket med anpassning av offentliga verksamheter till ett hybridlandskap. Det som lockade mig med Riksarkivet är att vi tillhandahåller samhällsviktig information som samtidigt kan fungera som en motor för den offentliga förvaltningen, för forskningen och för medborgarnas rätt att ta del av allmänna handlingar.
Den första tiden har till stor del handlat om att lyssna in. Introduktioner av de fem avdelningarna har avlöst varandra, liksom möten med medarbetare och aktörer i arkivsektorn. Nu senast har han träffat Arkivförbundet och Centrum för näringslivshistoria. Målet är att snabbt få grepp om både verksamheten och omvärlden den verkar i.
Att mottagandet har varit så pass öppet för förändring har överraskat honom, inte minst med tanke på att organisationens rötter går tillbaka till 1600-talet.
– Alla jag har mött ser ett behov av förändring till följd av förändrade krav. Tillgången till teknik ändrar både forskares, allmänhetens och myndigheternas användningsmönster. Eftersom det finns en förväntan på att vi ska använda en viss teknik och att arkiven ska vara tillgängliga på fler sätt inser man också att vi måste utveckla vårt arbetssätt. Det är egentligen ett gynnsamt läge för att driva ett utvecklingsarbete, säger Daniel Forsman.
Daniel Forsman tillträdde som ny riksarkivarie i mars i år.
Foto: Jonas Eng
Även om han har lång erfarenhet av förändringsarbete och en förståelse för informationsvetenskap kommer Daniel Forsman in utan detaljkunskap om arkivprocesser. Det tycker han att man kan se både som en utmaning och en möjlighet.
– Jag behöver förlita mig på den expertis som finns här, säger han.
Att han kommer in från sidan gör också att han kan ställa andra typer av frågor, menar han.
– Med ett utifrånperspektiv kan jag fråga: varför gör vi så här, hur ser vi på att andra gör på det här sättet, och hur tänker vi?
Daniel Forsman beskriver sitt ledarskap som “situationsanpassat”, vilket han menar är särskilt viktigt när omvärlden förändras snabbt. Han vill förstå var verksamheten befinner sig, vart de vill, och ha täta avstämningar för att kunna korrigera riktningen.
– Jag försöker vara kommunikativ, tydlig och transparent. Om man är ärlig och förväntar sig ärlighet av varandra kan man prata om hur saker är på riktigt. Då kan man också ha en ganska snabb diskussion om vad man behöver göra för att ta sig framåt. Ibland är man inte eniga, men är man ärlig tror jag att det bygger en tillit, säger han.
”Om man är ärlig och förväntar sig ärlighet av varandra kan man prata om hur saker är på riktigt.”
Att leda i förändring, menar han, handlar också om att vara uthållig, särskilt när det tar emot.
– Saker och ting kommer alltid att utmanas på vägen, och om man plötsligt byter kurs tar man tre steg tillbaka. Om man inte har tillit till riktningen man går i, märks det i hela organisationen.
Beslutet att stänga verksamheten i Östersund har väckt starka reaktioner. Daniel Forsman har erfarenhet av liknande situationer från bibliotekssektorn, som nedläggningar av bibliotek, och beskriver dem som oundvikligen känsloladdade.
– Människor som har en personlig relation till verksamheten vill inte att den ska förändras, de vill göra allt i sin makt för att förhindra en förändring som de tycker är dålig. Det måste man ha förståelse för.
Balansen mellan neddragningar och investeringar är inte alltid enkel, men Daniel Forsman tycker inte att det handlar om att välja väg.
Foto: Jonas Eng
Samtidigt pågår satsningar på ny teknik. AI-labbet arbetar med att transkribera handskrivet material, och ett stöd på 47 miljoner kronor från Vetenskapsrådet ska se till att den nationella arkivdatabasen byggs ut under de kommande fem åren.
Balansen mellan neddragningar och investeringar är inte alltid enkel, men Daniel Forsman tycker inte att det handlar om att välja väg
– Utveckla och spara är inte ett motsatsförhållande. Vissa delar av verksamheten kan man behöva utveckla, och i andra kan man behöva spara. Ibland leder sparandet till en utveckling, och ibland leder utveckling till ett sparande. I en utvecklingsorienterad organisation behöver man jobba med båda.
Den tekniska utvecklingen är inte ett mål i sig, utan ett sätt att lösa konkreta problem, till exempel att korta handläggningstider och göra material mer tillgängligt.
Samtidigt finns frågor som kräver åtgärder här och nu, som kritiken från Justitieombudsmannen kring hanteringen av allmänna handlingar. Arbetet med en handlingsplan för att följa verksamhetens regler och policys pågår, uppger Daniel Forsman.
– Vi tittar tillsammans med vår systemleverantör på hur personuppgifter kan få en mindre framträdande roll, och på hur vi förkortar tiden innan vi påbörjar handläggning. Vi tar kritiken på allvar och kommer att göra förändringar, säger han.
Var Riksarkivet befinner sig om tio år vill Daniel Forsman gärna återkomma till om ett år.
Foto: Jonas Eng
Riksarkivets uppdrag har också fått en tydligare säkerhetspolitisk dimension. Som beredskapsmyndighet befinner de sig i en uppbyggnadsfas, där hotbilden är en del av vardagen.
– I den hybridkrigföring vi utsätts för har vi ett stort ansvar att möta hoten och säkerställa vår information. Vi har stor nytta av myndigheter som har gått före, men vi har mycket stora behov. Det här måste vara prioriterat, säger Daniel Forsman.
Var Riksarkivet befinner sig om tio år vill han gärna återkomma till om ett år, först måste nuläget förstås ordentligt. Men det finns något i verksamheten som inte kommer ha förändrats, bortom styrning, ekonomi och tekniska system: vikten av historiens vingslag. Föremål från 1200-talet eller dokument som Napoleon har signerat är överväldigande i sig, tycker Daniel Forsman, men mest tilltalas han av de livsöden som framträder i arkivhandlingarna.
– Berättelsen om människors liv, särskilt den enskilda berättelsen om den vanliga människan, är väldigt kraftfull.
