Det var i oktober som personalen på Riksarkivet i Östersund nåddes av beskedet att verksamhetens ”närvaro i Östersund” skulle utredas. Detta på grund av ökade lokalkostnader och dålig ekonomi.
– Vi är fortfarande lite chockade här, personalen är omtumlad. Vi vet inte hur vi ska jobba framöver och den ovissheten är jobbig, säger Maria Press, chef för Riksarkivet i Östersund.
Hon är själv med i den arbetsgrupp som fått i uppdrag att genomföra utredningen under våren och nästa vecka hålls det första mötet. Enligt Maria Press är utgångspunkten att arkivets material ska flyttas till ett nytt jättearkiv som just nu byggs i Härnösand när nuvarande hyreskontrakt i Östersund löper ut 2027. Personalen, i dag 8,5 tjänster, ska behållas lokalt. Men vad arkivarierna ska göra är oklart.
– Vår roll som kulturinstitution blir väldigt förändrad om vi inte har lokaler som folk kan komma till, säger Maria Press och tillägger:
– Det som återstår är att jobba digitalt. Riksarkivet framhåller den digitala kontakten med användarna som mer demokratisk eftersom alla har lika tillgång oavsett var man bor. Ett problem är dock att bara 4-5 procent av Riksarkivets bestånd är digitalt.

Maria Press är chef för Riksarkivet i Östersund.
Utredningen om nedläggning har mötts av kraftiga protester från lokala politiker och kulturaktörer, samt företagare och Mittuniversitets rektor. På universitetet har studenter startat en protestlista med 2 500 namnunderskrifter.
– Orsaken till protesterna är att vi verkligen gjort satsningar för att inspirera och hjälpa besökarna att just använda våra fysiska arkiv, som nu försvinner. Vår verksamhet betyder mycket för folk i länet, det finns inte många stora kulturinstitutioner här, säger Maria Press.
”Vår verksamhet betyder mycket för folk i länet, det finns inte många stora kulturinstitutioner här.”
Riksarkivarie Karin Åström Iko, myndighetschef, säger att hon förstår att situationen känns tung.
– Men vi har en svår ekonomisk situation där jag som högsta chef måste ta ansvar för att vi har resurser att behålla personal och driva verksamhet.
I Riksarkivets instruktion har det tidigare varit skrivet att myndigheten måste ha verksamhet i Östersund – samt i Göteborg, Härnösand, Lund, Uppsala, Vadstena och Visby. Men den formuleringen ändrades så sent som i december 2024. Numera lyder paragrafen: ”Riksarkivet ska bedriva verksamhet på de orter som motiveras av myndighetens uppgifter”.
Karin Åström Iko säger att det är myndigheten som önskat att paragrafen ändras.
– Vi tycker att den instruktion vi hade var omodern, det finns inga landsarkiv längre. Vi vill ha en ren instruktion och kunna bestämma själva var vi ska ha vår närvaro.
Finns det en risk att arkiven på de andra orterna som strukits ur paragrafen också läggs ned?
– Ja. Det är inget vi planerar just nu men varje gång ett hyreskontrakt går ut ska vi göra en långsiktig ekonomisk analys.

Riksarkivarie Karin Åström Iko är chef på myndigheten Riksarkivet.
Myndigheten antog 2020 en lokalstrategi som innebär att de lokala arkiven inte längre ska använda sig av externa magasin, samt att man enbart kommer att satsa på utbyggnad av arkivmagasin på tre orter: Härnösand, Täby och Lund. Maria Press i Östersund menar att utvecklingen kan leda till mindre närvaro och mer centralisering, vilket hon ser som problematiskt.
Men Karin Åström Iko säger att den fysiska platsen är mindre viktig.
– Det är medarbetarna som skapar värdet för medborgarna. Mitt fokus har alltid varit att trycka ned lokalkostnaderna, de ligger i dag på 30 procent av anslaget. Det viktiga är tillgänglighet till arkiven oavsett var du bor och då måste vi digitalisera mer.
Karin Åström Iko bekräftar samtidigt att endast fem procent av Riksarkivets totala bestånd är digitaliserat i dag, en siffra som kommer att växa till sju procent om tre år när man är klar med en pågående digitalisering av fastighetshandlingar.
Det låter väldigt lite? Hur ska ni göra för att öka det?
– Det kommer inte att regna manna från himlen, vi måste skapa egna förutsättningar och att hålla nere lokalkostnader är ett sätt. Det är heller inte säkert att allt i exempelvis Östersund ska digitaliseras, vi tittar också på efterfrågan.
”Flera hänger på Platsbanken. Det är ingen kul stämning.”
Då det råder anställningsstopp kommer myndigheten inte att ersätta personer som byter jobb eller går i pension. Men på frågan om de som jobbar på arkivet i Östersund kan vara trygga i sin anställning, svarar Karin Åström Iko ja.
– Under överskådlig tid som vi kan se nu. Sedan kanske personalen inte vill jobba under de nya premisserna, det är en annan sak. Men vi har redan i dag personal som jobbar på distans utan problem.
På Riksarkivet i Östersund är stämningen dock orolig, berättar chefen Maria Press.
– En anställd har redan skaffat nytt jobb och kommer inte att ersättas, flera hänger på Platsbanken. Det är ingen kul stämning.
Hur påverkas verksamheten här och nu?
– Det är svårt att överblicka, framförallt för att vi riskerar att bli allt färre. Vi kommer troligen att behöva minska öppettiderna och det är dåligt för tillgängligheten.
Utöver material från statliga myndigheter har Riksarkivet i Östersund även 1 500 hyllmeter enskilda arkiv som det ännu inte fattats något beslut om. Maria Press säger att det fortfarande finns hopp om att de ska bli kvar i länet.
– Rent juridiskt kan vi flytta dem till Härnösand, men folk har ju lämnat dem åt oss i tron att de ska vara kvar här i stan. Får vi behålla dem skulle det vara positivt.
Utredningen kring Riksarkivet i Östersunds framtid ska vara klar innan sommaren. Verksamheten kommer att vara kvar i lokalen tills kontraktet löper ut i augusti 2027.