– Jag tycker det är mycket anmärkningsvärt att det upplevs att det läggs så lite resurser på att hantera arkiv och informationshantering på rätt sätt. Det är ju ändå lagstadgat detta, och vi får inte glömma vilka arkiven är till för. De är en viktig del av vårt kulturarv och historia.
Viktoria Zingaropoli är arkivarie med erfarenhet från kommunal och regional sektor och föreslagen som styrelseledamot i DIK:s nya styrelse, som väljs på förbundets kongress i veckan. Magasin K har bett henne läsa den nya arkivrapport som DIK släppte på tisdagen och som bland annat visar att endast 12 procent landets arkivarier anser att deras arbetsplats har tillräckliga resurser för att fullt ut uppfylla sitt uppdrag.
– Det är väldigt allvarligt. Utan tillräckliga resurser blir konsekvenserna att vi inte kan tillgodose allmänhetens rätt att ta del av allmänna handlingar. Det får också konsekvenser för forskningen, för bevarandet av vårt kulturarv, för att folk ska kunna få upprättelse i framtiden, säger Viktoria Zingaropoli.
Hon tar ett exempel:
– Om vi inte bevarar journalsystem på rätt sätt, hur ska man då som individ kunna utreda en gammal skada eller sjukdom? Eller om man vanvårdats som barn på en institution – utan arkivmaterial kan man få svårt att söka upprättelse för det som hänt en.
Viktoria Zingaropoli, i mitten, är arkivarie och förslagen som ledamot i DIK:s nya styrelse. För närvarande sitter hon i styrelsen för DIK i Göteborgs stad, som syns på bilden med Carolina Dennisdotter till vänster.
Foto: Fredrik Jalhed
DIK:s rapport, som bygger på svar från förbundets medlemmar inom arkivverksamhet, visar också på att många upplever en hög arbetsbelastning. Av respondenterna säger 18 procent att arbetsbelastningen är ”för hög” och 53 procent beskriver den som ”hög men acceptabel”.
Det här, tror Viktoria Zingaropoli hänger ihop med bristen på tillräckliga resurser, men också med okunskapen om arkiven och arkivariernas kompetens.
– I rapporten nämns det att fokus ligger mycket på att släcka bränder och prioritera snabba puckar, snarare än att jobba proaktivt och säkerställa att vi har en god grund för informationshanteringen. Jag tror att det ligger mycket i det. Man kan inte stressa fram en god arkivhantering.
De regionala arkiven sticker ut i sina svar. Här anser bara 5 procent av de anställda att resurserna är helt tillräckliga, samtidigt som hela 30 procent beskriver sin arbetsbelastning som ohanterlig.
– Om arbetsbelastningen är för hög finns det en stor risk att vi förlorar viktig kompetens. Det blir ett tungt uppdrag att axla om man inte bemannar upp och ger våra arkivarier verktygen de behöver för att utföra sina uppdrag, säger Viktoria Zingaropoli.
Att säkerställa att allmänheten får ta del av dokumentationen av sin egen vård är ett enormt viktigt jobb.
I rapporten är det flera respondenter från regionerna som lyfter att det är svårt att slåss om resurserna med vård och omsorg, som ofta har akuta behov. Men att yrkesgrupper ställs mot varandra på det viset tycker Viktoria Zingaropoli, som själv arbetat med utlämnande av vårdhandlingar, är väldigt olyckligt.
– Ser jag till min erfarenhet av att lämna ut handlingar ur arkiven, så är det främst journaler som allmänheten begär ut. Att säkerställa att allmänheten får ta del av dokumentationen av sin egen vård är ett enormt viktigt jobb. Man borde se att den hanteringen går hand i hand med vård och omsorg.
Nästan en tredjedel av arkivarierna saknar kunskap om vad som förväntas vid en extraordinär händelse, så som en allvarlig kris eller krig, och 22 procent saknar kunskap om rutiner vid längre strömavbrott, skador eller översvämning.
– Det behövs krisplaner med arkiven i åtanke om olyckan skulle vara framme och beredskapen i arkiven borde öka i takt med det säkerhetspolitiska läget. Speciellt i en tid av konstant desinformation, där källan till information är viktigare än någonsin, säger Viktoria Zingaropoli.
Nästan hälften, 47 procent av de svarande i DIK:s rapport, uppger att behovet av att göra sekretess- och säkerhetsbedömningar har ökat under de senaste två åren. Samtidigt svarar en femtedel att de saknar den utbildning och kompetensutveckling som krävs för att utföra dessa bedömningar på ett korrekt sätt. Sammantaget säger endast 33 procent av respondenterna att de får den kompetensutveckling de behöver.
– Som rapporten säger finns det ju en risk för ett jättestort tapp, en jättestor lucka i arkiven om man inte säkerställer att arkivarierna får rätt kompetens, säger Viktoria Zingaropoli och tillägger:
– När det kommer till sekretessbedömningar tror jag att de ökar på grund av att folk är mer pålästa om sina rättigheter och vad de kan begära ut, vilket i sig är ju bra – det är det vår offentlighetsprincip är till för. Men verksamheterna som jobbar med utlämnande av de här viktiga handlingarna behöver mer resurser. Utbildningen och kompetensutvecklingen följer inte alltid med behovet.
Om undersökningen
Enkäten skickades till 971 personer och svarsfrekvensen var 39 procent. Något fler än hälften av de svarande, 52 procent, arbetar inom ett statligt arkiv. En tredjedel arbetar inom ett kommunalt arkiv och en tiondel i ett regionalt arkiv. Övriga arbetar på föreningsarkiv, företagsarkiv, museiarkiv eller andra typer av arkiv. De allra flesta som har svarat på enkäten, 98 procent, är tillsvidareanställda. 8 procent av de svarande är chefer, 16 procent har en arbetsledande roll.
