Enligt arkivlagen är kommunernas arkiv en del av det nationella kulturarvet. Arkiven ska bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser rätten att ta del av allmänna handlingar samt de behov som rättsväsende, förvaltning och forskare har. Det är kommunstyrelsen som är arkivmyndighet i kommunen, om inte annan nämnd utses, men vem som i praktiken ska ta hand om arkivet är inget som lagen säger något om.
För att ta reda på hur det ser ut runt om i landet har Magasin K därför frågat samtliga kommuner vem som ansvarar för deras arkiv. Det visar sig att 40 procent av kommunerna varken har tillgång till en anställd eller konsult med arkivarieutbildning på högskolenivå.
– Det här är mycket bekymmersamt. Det handlar vårt kollektiva minne, om samhällets minne som kan gå förlorat för all evighet. Om att vi kan gå miste om viktiga beslut för att ingen tar hänsyn till att informationen som finns i dag behövs för framtiden, säger Caspar Almalander, informationshanteringsstrateg på Sveriges kommuner och regioner, SKR.
Katarina Ekelöf, ordförande för Arkeion, branschföreningen för yrkesverksamma inom arkiv och informationsförvaltning, är av samma uppfattning:
– Det är klart att det är allvarligt. I de här kommunerna är risken att arkivfrågorna blir marginaliserade. Det berör inte bara kulturarv utan också rättssäkerhet och efterlevnad av regelverk, säger hon.
Magasin K:s granskning visar att några av de kommuner som inte har tillgång till en utbildad arkivarie ändå har en anställd med ordet arkivarie i titeln. Det här är personer som, även om de inte har en arkivarieutbildning, har kommunarkivet som sin huvudsakliga arbetsuppgift. Drygt hälften av dessa har läst en annan högskoleutbildning, som bibliotekarie eller statsvetare. Övriga har gymnasieutbildning, där många tagit påbyggnadskurser inom arkiv.
En fjärdedel av kommunerna har däremot varken en utbildad arkivarie eller en anställd med arkivarie i titeln. Några har en person på plats med ordet arkiv i titeln, som arkivsamordnare eller arkivansvarig. Men i de flesta fall är det en registrator, kanslichef eller nämndsekreterare, för att ta några exempel, som angetts som ansvarig för kommunens arkiv.
I frisvaren går det att utläsa att ingen med en sådan tjänst arbetar heltid med arkivet, utan det ingår som en syssla bland andra. Något som Katarina Ekelöf ser som ett stort problem.
– Det är möjligt att de här kommunerna kan hålla sig flytande, men det blir ingen utveckling på området. Den kommun som vill ligga långt fram inom digitalisering, e-tjänster och förvaltning måste ha tillgång till en ordnad informationshantering, säger hon och tillägger:
– Vi stretchar oss hårt för att medborgaren ska ha tillgång till e-tjänster, men sedan sitter man och lappar och lagar i den bakomliggande informationen som stödjer e-tjänsterna.
"I de här kommunerna är risken att arkivfrågorna blir marginaliserade. Det berör inte bara kulturarv, utan också rättssäkerhet och efterlevnad av regelverk", säger Katarina Ekelöf, ordförande för Arkeion. Foto: Tommy Jansson.
Vilka risker ser du för en kommun utan arkivarie?
– Det kan gå fel i hantering av allmänna handlingar och personuppgifter, plattformar som läcker känslig information eller vilken information som delas mellan myndigheter. Jag ser också risker i samband med hot och kriser, med tanke på hur omvärlden ser ut nu, i hanteringen av känsliga individuppgifter. En kommun följer ju medborgaren från vaggan till graven.
Enligt Katarina Ekelöf och Caspar Almalander har dagens högskoleutbildade arkivarier förmågor som sträcker sig utanför den traditionella arkivariens roll, som i mångt och mycket handlade om att hantera det analoga arkivet. I dag har arkivarier ofta kompetens inom informationssäkerhet, dataskydd, projektledning, processorientering och verksamhetsutveckling.
– Arkivarien är oumbärlig i den digitala tid som vi befinner oss i. När informationsmängderna växer är det arkivarien som kan offentlighetslagstiftningen, tryckfrihetsförordningen, förvaltningslagen och GDPR, alla de lagar som kombineras i informationshanteringen i offentlig sektor, säger Caspar Almalander.
Anser SKR att varje kommun behöver tillgång till en utbildad arkivarie?
– Ja, det vore önskvärt. Jag skulle gärna se att det finns en utbildad arkivarie på plats. Men man måste också utgå ifrån hur det ser ut i praktiken, och där ser jag två utmaningar. Den första är den ekonomiska, som så gott som alla offentliga aktörer har. Men vi har också bristen på arkivarier, där det finns kommuner som vill anställa en arkivarie men som inte kan hitta någon. En kompetensbrist som vi flaggat för i flera år.
"Det handlar vårt kollektiva minne, om samhällets minne som kan gå förlorat för all evighet", säger Caspar Almalander, informationshanteringsstrateg på Sveriges kommuner och regioner, SKR.
Även professionsföreningen Arkeion har noterat att en del kommuner, framförallt i glesbygd, har svårt att rekrytera en utbildad arkivarie.
– Det finns en brist på arkivarier och man kan grunna på vad det beror på. Många arkivarier är utbildade i storstadsmiljön och är kanske inte beredda att flytta. Då gäller det för kommunen att kunna erbjuda andra förmåner, som möjligheter att utvecklas i jobbet och en bra lön, säger Katarina Ekelöf.
Magasin K:s granskning visar att en handfull arkivarier delar sin tjänst mellan ett antal grannkommuner. Andra kommuner har inrättat en arkivtjänst via ett gemensamt kommunalförbund. Upplägg som Caspar Almalander och Katarina Ekelöf ser som en möjlig väg framåt för landets mindre kommuner.
Ingen skyddad titel
Till skillnad från flera andra länder, som Belgien, Tyskland och Spanien, är arkivarie ingen skyddad titel i Sverige. Branschföreningen Arkeion anser dock att den som kallar sig arkivarie bör ha minst 60 högskolepoäng i arkivvetenskap. I Sverige introducerades arkivvetenskap som studieämne vid Stockholms universitet 1973. I dag ges arkivarieutbildningar vid Göteborgs universitet, Karlstads universitet, Lunds universitet, Mittuniversitetet, Södertörns högskola och Uppsala universitet
Källa: SKR, Arkeion.
– Vi ser att det finns fina samarbeten. En del kommuner är väldigt små och att då dela på arkivarien är positivt. Jag tror att det är något som vi kommer se mer av, säger Katarina Ekelöf.
Samtidigt vill Caspar Almalander höja en varningens flagg:
– Det kan medföra utmaningar kring lagstiftningen, kring vem som får se vad, att man röjer sekretessbelagda uppgifter. Så även om det kan vara bra att samarbeta sinsemellan hoppas jag att vi i stället får se fler arkivarier i kommunerna, regionerna och inom staten. Det behövs, med de växande informationsmängderna.
Om undersökningen: Magasin K:s enkät gick ut till landets samtliga 290 kommuner. Vi fick svar från 178, vilket ger en svarsfrekvens på 61 procent. Enkäten besvarades i april–maj 2024.
I arkivvården ingår att kommunen ska…
1. … organisera arkivet på ett sådant sätt att rätten att ta del av allmänna handlingar underlättas,
2. … upprätta dels en arkivbeskrivning som ger information om vilka slag av handlingar som kan finnas i myndighetens arkiv och hur arkivet är organiserat, dels en systematisk arkivförteckning,
3. … skydda arkivet mot förstörelse, skada, tillgrepp och obehörig åtkomst,
4. … avgränsa arkivet genom att fastställa vilka handlingar som skall vara arkivhandlingar, och
5. … verkställa föreskriven gallring i arkivet.
Källa: Arkivlagen (1990:782)