Är du så bekräftande som du tror? Tja, kanske behöver du omvärdera. I en studie från 2017 uppskattade chefer själva att de lägger ungefär 40 procent av sin arbetstid på feedback – men i praktiken visade sig siffran snarare ligga på 0-2 procent. Något Anna Tufvesson, ledarskapskonsult sedan 20 år, menar att man behöver göra något åt.
– Feedback är ett av chefens viktigaste verktyg.
Att chefer drar sig för att prata med anställda om prestation beror ofta på att man inte vill såra och inte heller hamna i en konflikt, säger Anna Tufvesson. Hon har bland annat skrivit böckerna “Aktivt medarbetarskap” och “Kommunikation som verktyg för ledare och medarbetare”.
– Ett vanligt misstag är att man lindar in kritiken så mycket att medarbetaren lämnar samtalet utan att kanske ens ha förstått att det finns ett problem.
”Ett vanligt misstag är att man lindar in kritiken så mycket att medarbetaren lämnar samtalet utan att kanske ens ha förstått att det finns ett problem.”
När det gäller positiv feedback är en tumregel att det inte kan bli för mycket, så länge den är specifik: “Jag har aldrig hört någon säga att de får höra för mycket bra”, som Anna Tufvesson uttrycker det. Men hur ska man tänka kring negativ feedback?
– A och o är att tänka igenom vad man vill uttrycka, varför, hur och tajmingen. Man ska också ha med sig att även om människor kan gå i försvar, så brukar de flesta fundera på det efteråt och kanske även agera annorlunda nästa gång. Det måste man våga vila lite i, även om det har blivit dålig stämning.
Anna Tufvesson, ledarskapskonsult och författare.
Fena på feedback – Så gör du
Hitta anledningen
Steg ett är att fråga dig själv varför det är viktigt att ge feedback just nu. Är det för att du ska må bättre, eller för att det är viktigt för verksamheten?
– När jag hör människor säga “jag är rak och säger vad jag tycker, sådan är jag” ungefär, lyser en varningslampa. Man ska tänka igenom om det är nödvändigt och vad man tänker att det ska leda till. Annars kan det vara bättre att vara tyst, säger Anna Tufvesson.
Samla på beteenden
Att bli irriterad på någons personlighet är mänskligt, men det kan aldrig vara kärnan i konstruktiv feedback, betonar Tufvesson.
– När jag coachar chefer kommer det ofta upp att man tycker att någon är nonchalant eller slarvig. Men vi ska inte ge feedback på tolkningar av hur någon är, vi ska fokusera på vad de gör. Samla på beteenden: vad är det personen gör som framstår nonchalant?
Var tydlig och specifik
Är du för svävande och allmän kan det lätt uppstå missförstånd. Våga vara direkt och konkret, men samtidigt nyfiken.
– Du kan exempelvis säga: ”Jag noterade att du gjorde såhär och det får de här konsekvenserna. Jag skulle istället önska att…”, följt av frågor som: ”Hur kom det sig att det blev såhär?”. Det skapar trygghet.
Pia Sundhage-metoden
Ett kontinuerligt flöde av positiv feedback är helt nödvändigt på en arbetsplats, säger Anna Tufvesson. Man kan tänka lite som fotbollstränaren Pia Sundhage och hennes 7-1-filosofi.
– Hon säger att det krävs sju positiva saker för att väga upp en negativ. Vi måste sätta in mycket positivt på relationskontot, inte minst för att vi människor tenderar att ta åt oss mer av det negativa.
En bra chef har därför ständigt på sig sina ”resursspanarglasögon”, säger Tufvesson.
– Öva på att identifiera bra saker som medarbetarna gör, och se till att ofta skicka med ett “fasiken vad du gjorde det där bra”. Det gör stor skillnad.
Feedbacka sig själv
Ett tacksamt trick som sänker tröskeln något är att be medarbetaren ge sig själv feedback.
– Frågar hur den själv tyckte att något gick och hur man kan göra annorlunda. Det blir lättare för dig som chef att hålla med, och lättare för medarbetaren att ta till sig när den fått ge sig själv feedback först.
Rikta blicken mot dig själv
För att få en öppen och utvecklingsfokuserad anda på arbetsplatsen är det bra om man som chef signalerar att även man själv välkomnar feedback.
– Man kan ha en reflex att försvara och förklara, men bit dig i tungan och ställ nyfikna frågor istället. Visar du förståelse så märks det; “Wow, min chef lyssnar på feedback!”. Det är en kort väg till utveckling.
Även här är det viktigt att vara specifik, säger ledarskapskonsulten.
– Frågar man ”hur tycker du jag funkar som chef” svarar de flesta ”bra”. Specificera hellre; ”hur tycker du att mitt sätt att hålla möten fungerar?”.
