Kommunikationsforskaren Magnus Fredriksson har länge studerat hur svenska myndigheter arbetar med kommunikation. I den nya boken Vad vi vet om svenska myndigheters kommunikationsverksamheter beskriver han ett snabbt växande fält präglat av oklarhet och spänningar.
Redan i bokens inledning konstateras att begreppet kommunikation är problematiskt i sig. Det kan betyda allt från ett telefonsamtal till en strategisk kampanj.
– Kommunikation är ju allt, du kan inte ha en organisation utan kommunikation. Men det är också en särskild del av verksamheten som vi kallar kommunikation. Var gränsen går är inte självklart, och det ser olika ut på olika myndigheter, säger Magnus Fredriksson.
Ett huvudresultat i hans forskning är att det saknas en samlad idé om vad myndigheter faktiskt ska göra när de kommunicerar.
– Det finns däremot en massa olika idéer, som bottnar i alltifrån övergripande föreställningar om vad en myndighet är, till uppfattningar hos olika professionella grupper inom och utanför myndigheterna.
Offentlighetsprincipen och dess krav på transparens krockar ofta med behovet av kontroll över budskapet. Det leder till spänningar, förklarar Magnus Fredriksson.
– Är man fullt öppen, vilket offentlighetsprincipen kräver, kan man inte ha full kontroll.
Vissa vill vara helt transparenta även om det råder osäkerhet, andra menar att bara säkra fakta ska kommuniceras.
I praktiken innebär det en ständig förhandling – särskilt i risk- och krissituationer. Vissa vill vara helt transparenta även om det råder osäkerhet, andra menar att bara säkra fakta ska kommuniceras. Resultatet blir ofta interna konflikter och en osäkerhet kring vad som faktiskt är rätt att göra.
– Och det där öppnar för politisk styrning, säger Magnus Fredriksson.
När myndigheter alltmer inspireras av företag tar varumärkestänkandet plats. Det är en överföring som enligt Magnus Fredriksson är problematisk.
– När du ska bygga ett varumärke förväntas alla tala med en röst och utgå ifrån en gemensam identitet, så funkar det inte i myndigheter.
När kommunikationen blir ett verktyg för att bygga ”organisationen” snarare än att stödja uppdraget, menar han, börjar grundläggande förvaltningsvärden som öppenhet och saklighet utmanas. Utvecklingen förstärks av att myndigheter i allt större utsträckning anlitar kommunikationskonsulter, som ofta utgår från företagslogik.
– Deras modeller och arbetssätt är inte alltid är anpassade till förvaltningens villkor, säger Magnus Fredriksson.
I alla avseenden är kommunikationen en kärnverksamhet, men den har framför allt vuxit som stödverksamhet.
Utvecklingen påverkar också hur kommunikationens roll förstås i organisationen. Kommunikation är i dag en självklar del av myndigheternas arbete, men kommunikationens roll är dubbel.
– I alla avseenden är kommunikationen en kärnverksamhet, men den har framför allt vuxit som stödverksamhet – mer för att värna organisationen än själva uppdraget, säger Magnus Fredriksson.
Dubbelheten märks också i synen på vad kommunikation kan och ska åstadkomma, från klarspråkstexter till förväntningar om “magi”.
– Kommunikation är väldigt ofta något basalt, men samtidigt finns starka förhoppningar om att den ska fixa det där som inget annat i organisationen kan fixa, säger Magnus Fredriksson.
De otydliga gränserna för vad kommunikationsuppdraget innebär märks tydligt när det bränner till. Då lyfts kommunikationsfrågorna snabbt till ledningsnivå.
– I vardagslunken ska kommunikationsavdelningen göra väldigt mycket, men när det väl bränner till plockar ledningsgruppen upp frågan. Det skapar en otrygghet i vad man egentligen har för mandat, säger Magnus Fredriksson.
Orsaken till att det här sker är enligt honom att kommunikationen i vissa situationer anses vara ”för viktig”.
– En myndighet som inte sköter sig får väldigt snart ett överrock från departementet. Så det här handlar om autonomi. När något börjar hota autonomin, då lämnar man inte över.
I slutänden handlar det om hur man förhåller sig till spänningarna, menar Magnus Fredriksson. Han menar nämligen att de spänningar som uppstår inte är ett problem som kan lösas, utan att de är myndighetskommunikationens själva grundförutsättning.
– Det är när man försöker lösa det med varumärkesstrategier eller “magiska” kommunikationsinsatser som det blir problem.
