Nicolas Jacquemot, doktor i management och författare till flera böcker, ser tydliga tecken på att förmågan till fokus håller på att bli en konkurrensfördel i arbetslivet, kanske rentav en av de viktigaste formerna av självledarskap. Det beror inte minst på att vårt fokus påverkas negativt av allt från en strid ström av digitala intryck till hög arbetsbelastning.
– Villkoren är på många sätt tuffa. Vi har ett arbetsliv med fler intryck, fler avbrott och högre krav på både ständig tillgänglighet och multitasking, samtidigt som vår uppmärksamhetsförmåga är begränsad, säger han och fortsätter:
– Förmågan att fokusera blir allt viktigare när vi omges av en mängd saker som tävlar om vår uppmärksamhet. Den som kan stänga ute bruset, hålla fast vid en uppgift och arbeta uthålligt har en väldigt värdefull förmåga i dagens arbetsliv.
Han menar att möjligheterna till fokus inte bara kan vara den enskilda medarbetarens ansvar. Istället bör det betraktas som en arbetsmiljöfråga med påverkan på hela organisationen och medarbetarnas hälsa och produktivitet.
– Fokus gör att vi kan använda vår kompetens bättre och få mer gjort – med mindre mental ansträngning och ”kostnad”. Och omvänt: om vi ständigt blir avbrutna riskerar hälsan, produktiviteten och kvaliteten i arbetet att försämras.
Nicolas Jacquemot, författare.
Goda förutsättningar för fokuserat arbete uppstår inte av sig själva, understryker Nicolas Jacquemot, utan sådana miljöer och arbetssätt måste skapas och upprätthållas aktivt och löpande. En bra början är att diskutera frågan inom arbetsgruppen. Då kan ni lyfta vikten av vettiga möjligheter till fokus och allra helst staka ut gemensamma riktlinjer.
– Försök komma överens om när ni behöver få arbeta ostört och när ni förväntas vara nåbara. Det kan vara så enkelt som att blocka en viss tid varje dag eller vecka för fokuserat arbete och då stänga av mejl och notiser, säger han och lägger till:
– Tänk på att vi alla är olika: vissa kan jobba ganska bra i ett stimmigt kontorslandskap, andra behöver stänga dörren för att fokusera. Det viktiga är att skapa en gemensam kultur där det är okej att säga: ”Just nu behöver jag fokusera.”
En återkommande fokustjuv är mer eller mindre direkta krav på multitasking, det vill säga att försöka göra flera krävande uppgifter parallellt. Nicolas Jacquemot tycker att chefer bör föregå med gott exempel och undvika multitasking – att inte svara på mejl under möten eller avbryta medarbetare som är sysselsatta. Detta samtidigt som arbetsplatsen gemensamt bör sträva mot en kultur där en uppgift faktiskt får slutföras innan nästa tar vid.
– Även om vi gärna vill tro det är vi inte särskilt bra på att göra flera viktiga saker samtidigt. När vi växlar snabbt mellan uppgifter leder det ofta till sämre fokus, minne och produktivitet. Det är dock viktigt att komma ihåg att det här gäller krävande saker. Det är ganska lätt att ha ett samtal med en kollega samtidigt som du dricker kaffe, men svårare att ha ett samtal när du ska lösa ett svårt problem.
På individnivå brukar en framgångsfaktor för produktivt fokus vara att identifiera sin egen bästa tid på dagen och då hugga tag i de mest koncentrationskrävande uppgifterna.
– För många handlar det om ett par timmar då hjärnan är som mest alert. Den tiden ska man vara rädd om och hitta en plats där man kan koncentrera sig och jobba utan att bli störd, säger Nicolas Jacquemot.
”När allt känns viktigt springer vi på alla bollar samtidigt.”
Men eftersom vår förmåga till djup koncentration är begränsad, blir det också avgörande att använda fokustiden på smartast möjliga sätt. Han framhåller vikten av att prioritera uppgifter som skapar framåtrörelse och konkret förändring i just din arbetssituation.
– När allt känns viktigt springer vi nämligen på alla bollar samtidigt. Ett bra sätt är att planera nästa dag i förväg och välja ut de viktigaste uppgifterna, inte bara fylla kalendern med sådant som borde göras, säger han och tillägger:
– Ett vanligt misstag är att vi förväxlar bråttom med viktigt. Men en brådskande uppgift kanske inte alls är viktig, i det stora hela, varken för dig eller för verksamheten. Då kan man antingen planera in den senare eller skippa den helt.
Ett annat närliggande problem är vår tendens att stressas av andra personers brådska. Som när en kollega vill ha en avstämning för att hinna med sin egen deadline.
– Men såvida du inte är medansvarig kan du faktiskt säga: ”Jag sitter med en viktig grej, vi kan ses och bolla när jag är klar med det här avsnittet i min rapport”.
Nicolas Jacquemot betonar att förändring mot ett mer fokusvänligt arbetsklimat tar tid, bland annat på grund av organisatoriska förutsättningar. Likaså bör inte individen ställa för höga krav på sig själv om att kunna bibehålla fokus flera timmar åt gången. Din fokustid bör istället innehålla både mikropauser under tiden och återhämtning efteråt.
– Förvänta dig inte att hjärnan kan prestera på topp under en alltför lång tid. Planera in fokuserade arbetspass, men ta pauser däremellan. Det viktiga är egentligen inte om du använder Pomodoro eller någon annan metod, utan att du hittar ett arbetssätt som fungerar för dig och din arbetssituation. Att skapa tid för återhämtning är en del av produktiviteten – inte motsatsen till den.
