”Nej, ni får inte kalla ert område för ”informationshantering” – det är ju det som vi på kommunikationsenheten arbetar med.”
”Allt kan gallras som publiceras på sociala medier – det är ju bara pressmeddelanden och kopior av annan information”.
Känner du igen åsikterna ovan – fångade i parafraserade citat? Håller du kanske med eller reagerar du på dem som felaktiga? Oavsett vad vi anser om dem är det synpunkter jag mött som konsultande arkivarie.
Inte sällan upplever jag en motsättning mellan dem som arbetar med kommunikation och oss som arbetar med bevarande på olika sätt. Otaliga gånger har jag hört kommunikatörer, informatörer och webbstrateger konstatera att det är skönt att de inte jobbar inom områden i organisationen som kräver att de ska diarieföra någon information. Jag har hört arkivarier argumentera för övergripande gallringsföreskrifter och gallringsbeslut för kommunikationsmaterial av olika typer – ofta används formuleringar som ”Av ringa betydelse” och ”Gallras vid inaktualitet” – då ju informationen ändå bara är ”kopior” och ”sammanställningar” av annan information i organisationen.
Är det verkligen så här vi ska betrakta kommunikationsmaterial i en tid där sociala medier och internetanvändning är en så påtaglig del av våra liv?
Men är det verkligen så vi ska betrakta kommunikationsmaterial i en tid där sociala medier och internetanvändning är en så påtaglig del av våra liv? Enligt Internetstiftelsens rapport ”Svenskarna och internet 2024” så är 95 % av alla svenskarna på internet i princip varje dag. Samtliga tillfrågade personer i åldrarna 16–64 år uppger att de använder internet i någon form. Medieakademin tar varje år fram en rapport som de kallar för ”Maktbarometern” i vilken de, genom statistik, visar vilka som är mäktigast bland svenskar på våra mest populära digitala kanaler. Titeln på rapporten refererar till att det som händer på sociala medier är mediemakt som flyttat från mer traditionella medier till de digitala sociala medieplattformarna. Båda dessa rapporter lyfter på olika sätt fram hur stor del internet och sociala medier spelar i våra liv och hur vi påverkas av det som händer och publiceras i dessa kanaler. Så helt obetydlig kan inte informationen i dessa kanaler vara, eller?
Statskontoret publicerade i mars i år (2024) en rapport om ”Myndigheters arbete med påverkande information och kommunikation” (2024:5). Som titeln på rapporten antyder så kartlade och analyserade Statskontoret statliga myndigheters kommunikations- och informationsarbete som syftade till att påverka kunskaper, attityder eller beteenden hos allmänheten. Av 190 myndigheter som mottog en enkät från Statskontoret så svarade totalt 168 myndigheter. Av de svarande myndigheterna uppgav 130 att de under år 2022 arbetat med påverkande information och kommunikation. En uppskattning gjordes baserat på myndigheternas svar att denna typ av kommunikation kostade cirka 1 miljard kronor under år 2022. Uppskattningen är dock, poängteras det i rapporten, osäker då denna typ av kommunikations- och informationsarbete som studerats i denna rapport ofta är svår att skilja från annat liknande kommunikations- och informationsarbete på myndigheterna. Utöver de pengar som de statliga myndigheterna själva la på påverkansinsatser så förmedlades även cirka 500 miljoner kronor till exempelvis kommuner, regioner och civilsamhällesorganisationer från statliga kommuner i syfte att finansiera liknande insatser och arbeten.
Kommunikations- och informationsinsatser sker främst på myndighetens egen webbplats/-er och via sina egna konton i sociala medier. Enligt rapporten är det få myndigheter som till exempel annonserar i dags- eller fackpress eller gör reklam i offentliga miljöer.
Myndigheter lägger alltså väldigt mycket tid och pengar på att informera, kommunicera men också påverka oss på olika sätt. Kommunikationen sker via olika digitala kanaler – sådana som i många fall av myndigheternas arkivarier bedöms som oväsentliga eller av ”ringa betydelse” för framtida användare.
Jag är övertygad om att denna typ av material kommer att vara viktig för att förstå vår samtid.
Jag är övertygad om att denna typ av material kommer att vara viktig för att förstå vår samtid – både i den närmaste framtiden när vi kanske behöver säkra information utifrån ett rättskipningsperspektiv och på längre sikt när exempelvis forskare kommer vilja kunna analysera olika händelser och vår samtids samhällsklimat. Men vad kommer att finnas bevarat av vad myndigheter, eller representanter för myndigheterna, på sina webbplatser, Facebook, X (tidigare Twitter), Instagram, LinkedIn, Youtube, Snapchat eller TikTok?
Magdalena Sjödahl, arkivarie.
Sedan 2017 arbetar Magdalena Sjödahl på ArkivIT, konsultbolag med inriktning gentemot arkiv och informationshantering, samt på Arkiwera, mjukvarubolag med fokus på bevarande av digitala kanaler såsom webbplatser och sociala medieinlägg.
