Tåget står stilla. Ingen säger något i högtalarna. Efter en stunds tystnad börjar folk byta blickar, någon suckar, någon gissar vad som har hänt. Så småningom hör man i högtalaren: ”Tåget står fortfarande still, men vi jobbar på det.” Då blir det lugnt.
– Tåghistorien illustrerar poängen med kommunikativt ledarskap. Det är alltid bättre att säga: ”Det här vet vi, det här vet vi inte” än att vara tyst, säger Emma Luukka.
Som kommunikationschef på Myndigheten för psykologiskt försvar (MPF) arbetar hon mitt i stormens öga – i ett informationslandskap där tystnad snabbt blir riskabel. Hon vet vad som händer när ingen pratar.
– Om du som chef inte berättar vad som händer när det skakar eller information är osäker, fylls tomrummen av något annat. Rykten, oro, spekulationer.
Emma Luukka är nationalekonom och statistiker i botten. Under många år arbetade hon på Statistiska centralbyrån, först med siffror, sedan med kommunikation.
– Jag har alltid varit intresserad av hur man gör det svåra enkelt. Statistik är egentligen inte så svårt, men ofta förklaras den krångligt.
I dag leder hon kommunikationen på MPF – en beredskapsmyndighet med uppdrag att stärka Sveriges motståndskraft mot desinformation och informationspåverkan.
Myndighetsövergången blev en tydlig kontrast – från en förvaltande miljö med långsiktighet i fokus till en mer händelsestyrd.
– Det kan dyka upp något när som helst, och vi behöver agera snabbt. Tid blir en faktor på ett helt annat sätt. Man måste ha ett lärandemindset, våga agera på den information man har, och acceptera att allt inte alltid blir perfekt.
I rollen som kommunikationschef ansvarar Emma Luukka för hela kommunikationskedjan – från webb, press och sociala medier till beredskap och omvärldsanalys. Mycket i uppdraget handlar om att möta informationspåverkan.
– Det är ett abstrakt hot, men väldigt verkligt. Vi ser hur främmande makt försöker påverka opinioner och polarisera samtalet genom desinformation eller vilseledande budskap. Vår roll är att samordna och stötta andra myndigheter, så att vi kommunicerar tydligt och med en gemensam röst.
”Kommunikation är ledarens viktigaste verktyg. När det är oroligt måste man vara mer aktiv, mer involverande och mer mänsklig.”
Erfarenheten från en mer händelsestyrd verksamhet har också påverkat hur Emma Luukka ser på ledarskap och kommunikation. För henne handlar kommunikativt ledarskap inte främst om stora tal eller välpolerade budskap, utan om närvaro.
– Kommunikation är ledarens viktigaste verktyg. När det är oroligt måste man vara mer aktiv, mer involverande och mer mänsklig.
Hon beskriver hur en tyst chef lätt blir en otydlig chef.
– Som chef sitter du nästan alltid på mer information än dina medarbetare. Det gör att du kan tro att du har varit tydlig, fast du inte har det. Det är därför man måste kommunicera mer än man tror.
Det handlar inte bara om att förmedla beslut, utan också om att skapa dialog, och särskilt i svåra situationer.
– Våga prata om känslor och oro. Att bara få reflektera kring det med andra tycker jag ger kraft, säger Emma Luukka och tillägger:
– När medarbetarna börjar skoja om att ”nu är det terapisoffa” – då kan man dra ner lite. Men fram till dess: prata, det är så man skapar trygghet.
Hon återkommer till tågexemplet:
– Ingen vill sitta i tystnaden. Och det är inte informationen i sig som lugnar, utan att någon visar att någon har koll. Vet du inte vad som händer – så säg det.
”Ingen känner ju organisationens svagheter bättre än de som jobbar där.”
MPF övar regelbundet på att hantera oförutsedda händelser. En av deras övningar, ”Röd mot blå”, delar upp kollegor i två läger, där den ena sidan spelar antagonist med uppdrag att leta sårbarheter i organisationen.
– Det är både roligt och nyttigt. Ingen känner ju organisationens svagheter bättre än de som jobbar där. Och desinformation fäster nästan alltid där det redan finns otydlighet, säger Emma Luukka.
För henne är övningarna också ett sätt att bygga mental beredskap.
– Man måste vara förberedd på att allt inte går att förutse. Och när det smäller gäller det att agera snabbt, inte fastna i analys.
I en tid när alla pratar om AI och digitalisering tror Emma Luukka att framtidens viktigaste chefsförmåga är det djupt mänskliga.
– Det handlar inte om att vara expert på teknik, utan på människor. Att förstå hur grupper fungerar, hur trygghet skapas och hur kommunikation kan hålla ihop en organisation.
Hon är tydlig med att god kommunikation inte är kopplat till personlighetstyp.
– Det viktiga är att vara konkret, tydlig och autentisk.
Och en sak till, säger hon:
– Humor hjälper. Vi jobbar med allvarliga frågor, men ibland blir det lite situationskomik som i The Office, speciellt när det blir väldigt seriöst. Det kan vara bra att skapa lite distans till det med humor.
