Kalendern är full och mötesinbjudningarna duggar tätt. Samtidigt ökar stressen över att hinna göra allt man kommer fram till på mötena. För många chefer har möten blivit själva kärnan i arbetsdagen. Men vad händer när mötena tar över?
– Allt färre gör något konkret som bidrar till värdeskapande i slutändan, säger Mats Alvesson, professor i företagsekonomi vid Lunds universitet.
Han har under lång tid forskat om organisationer, ledarskap och det han själv kallar ”funktionell dumhet” – när verksamheter ägnar sig åt aktiviteter som få egentligen ifrågasätter men som inte nödvändigtvis skapar mycket värde. Han är också en av författarna till boken The art of less, där det argumenteras för att organisationer ofta kan åstadkomma mer genom att göra mindre.
Enligt Mats Alvesson är mötesinflationen en del av en större utveckling.
– Det blir fler strateger, administratörer, chefer, konsulter och kommunikatörer. Samtidigt växer mängden procedurer, policydokument och olika stödfunktioner. Allt det där kräver samordning och då blir det också fler möten.
Offentlig sektor är särskilt utsatt, menar han, och även större organisationer generellt.
Mats Alvesson, professor i företagsekonomi vid Lunds universitet.
Mats Alvesson är samtidigt noga med att påpeka att möten inte per automatik är dåliga.
– Möten kan vara väldigt produktiva. Man kan skapa gemensamma uppfattningar, få fram idéer och tänka igenom problem för att arbeta smartare.
Problemet uppstår när möten blir rutin snarare än ett medvetet verktyg.
– Ofta fastnar man i ritualer. Alla ska vara med, alla ska höras och man betar av punkt efter punkt. Då blir mötet mer ett sätt att hålla sig själv och andra sysselsatta än att lösa problem, säger han.
I en artikel i SvD Kultur beskrev Mats Alvesson nyligen sådana aktiviteter som ”organisatoriskt slam” – sådant som förbrukar tid, energi och uppmärksamhet utan att bidra särskilt mycket till verksamhetens kärnuppdrag. Hur stor del av dagens möten som är “slam” tycker han är svårt att säga, men hans bedömning är att det rör sig om betydligt fler än många organisationer vill erkänna.
– Mitt intryck är att en rätt stor del av mötena hamnar där. Många skulle kunna göras kortare, effektivare eller inte hållas alls.
”För chefer kan det vara lite känsligt att inte behöva ägna sig så mycket åt det här.”
Konsekvensen av mötesinflation blir lätt att arbetsuppgifterna inte hinns med under arbetsdagen. Men det kan vara svårt att minska antalet möten, och en förklaring är enligt Mats Alvesson att möten inte bara handlar om beslutsfattande – utan också om status, tillhörighet och identitet.
– För chefer kan det vara lite känsligt att inte behöva ägna sig så mycket åt det här, eller för andra att ifrågasätta om alla möten verkligen behövs, säger han.
Och samtidigt som vissa medarbetare kan sucka högt över många, långa eller onödiga möten kan andra känna sig förbisedda om de inte blir inbjudna.
– Det sociala spelet gör att många vill vara inkluderande och bekräftande. Men det kan också leda till att fler personer än nödvändigt sitter med på möten där de egentligen inte har någon viktig roll, säger Mats Alvesson.
För chefer som vill komma åt ett upplevt mötesproblem handlar första steget enligt Mats Alvesson om något ganska enkelt: att börja ifrågasätta syftet.
– Man behöver fråga sig sådant som vad ett möte leder till, om man använder tiden väl, om man skulle kunna göra det snabbare, och om alla behöver vara med.
Det kan låta självklart, men enligt Mats Alvesson sker den typen av granskning sällan.
– Mycket organisationsliv är ett slags skådespel där man spelar med och låtsas att allting fungerar väldigt väl.
Hur ser då ett möte ut som faktiskt förtjänar plats i kalendern? Enligt Mats Alvesson är svaret:
– Mötet ska vara kopplat till en angelägen fråga, de som deltar ska vara relevanta för just den frågan, och man ska minimera de rituella inslagen.
Han efterlyser mindre av stående agendapunkter, långa dragningar och personer som mest väntar på att det ska bli deras tur att prata, medan andra tittar ut genom fönstret.
– Man behöver vara mer relevant och fokuserad, och inte svamla så mycket. Lite mer ”cut the crap”.
