– Det är ett enkelt sätt att höja förmågan till krishantering, säger Christian Uhr, forskare vid bland annat Försvarshögskolan om att ta fram en beredskapsplan.
Vad ska då en grundläggande plan innehålla? Enligt Christian Uhr behövs både ett tydligt arbetssätt och en struktur som skapar trygghet och tydlighet.
– Man får börja med att titta på vad som alltid måste funka: man måste ha en process för att fatta beslut, en idé om hur man ska kommunicera och hur man ska följa upp att åtgärder får effekt. Det handlar om att hitta en process för att snabbt driva ett arbete som möter de behov som uppstår, och det kan innefatta allt ifrån principer och värderingar som ska gälla under en kris till konkreta checklistor på hur man ska sammankalla medarbetare och vem som gör vad.
Men innan man börjar skissa på checklistor och scenarier gäller det att definiera och tydliggöra planens grund: själva syftet.
– Man måste börja med att fråga sig vad planen ska vara till för. Ofta är ju svaret generellt att man vill höja sin förmåga att hantera olika påfrestningar eller kriser, men syftet kan gärna konkretiseras mer än så och också kopplas till verksamheten.
Lika viktigt är att bestämma vem planen riktar sig till. Är det ledningsgruppen, en avdelning eller hela organisationen?
– Utan en tydlig målgrupp riskerar man att skriva en plan som blir otydlig eller som ingen känner sig ansvarig för, konstaterar Christian Uhr.
Efter att ha tydliggjort syfte och målgrupp bör man ha en risk- och sårbarhetsanalys.
– Risker kan vara allt från cyberattacker och trafikolyckor till ekonomiska kriser. För att få en helhetsbild måste man involvera olika delar av organisationen, de som kan ekonomi, it och den vardagliga verksamheten, säger Christian Uhr.
”Det viktiga är att folk känner till planen och kan jobba utifrån den. ”
En plan som bara tas fram på chefens kammare riskerar att bli en hyllvärmare.
– Själva pappersprodukten är inte värd så mycket i sig. Det viktiga är att folk känner till planen och kan jobba utifrån den. Och för det krävs att de som förväntas jobba enligt planen engageras i arbetet.
Enligt Christian Uhr ska en beredskapsplan framför allt ge praktiska verktyg.
– Det är de som behövs för att kunna agera tryggt, snabbt och så rätt som möjligt utifrån de förutsättningar man har. Det är därför det är viktigt att man har tänkt igenom saker i förväg.
Behovet av detaljer i en plan skiljer sig mellan organisationer. För mindre verksamheter kan en generell plan räcka, snarare än flera scenariospecifika.
– Vill man ha en miniminivå så bör man ha en generisk plan för allt. Sedan kan man ju komplettera med scenarier, till exempel om en medarbetare råkar illa ut eller om organisationen hamnar i en förtroendekris. Ju mer man investerar i planeringen, desto bättre förberedd blir man, säger Christian Uhr.
”Vill man ha en miniminivå så bör man ha en generisk plan för allt.”
När en plan väl finns på plats är nästa steg att öva, och det behöver enligt Christian Uhr varken vara dyrt eller särskilt komplicerat.
– Enkla skrivbordsövningar fungerar ofta väldigt bra. Då samlar man de som berörs i ett rum, presenterar ett scenario och provar att ”spela” planen, följa arbetsmoment och organisation för att lösa situationen. I ett sådant spel kan man lägga in regelbundna pauser när man diskuterar de moment man har genomfört. På så sätt kan man både identifiera brister och se behov av revidering.
Många organisationer har redan en övergripande krisplan på central nivå. Men ett vanligt dilemma är att planen inte passar de lokala behoven, säger Christian Uhr.
– Man kan utarbeta en plan lokalt, men då gäller det att synka så att allt hänger ihop. Annars riskerar man att skapa parallella processer som strular i praktiken.
Christian Uhr menar att tendensen är att beredskapsplaner lätt prioriteras ner, kriser kan kännas avlägsna i vardagen. Men han jämför med att ha ett fungerande brandskydd eller någon annan försäkringsåtgärd.
– Att ha sprinkler och brandsläckare är ju en investering utan större nytta om inget börjar brinna, men om det brinner är det väldigt bra att ha. Att ha en krishanteringsplan och hålla den uppdaterad är en investering i förmåga och något som är ovärderligt när det väl gäller
