Både medarbetare som slutar och arbetsgivare kan ha stor nytta av ett avslutande samtal om vad som har skavt och vad som har varit bra.
– Det är ett väldigt bra läge att få in förbättringsåtgärder eftersom den som ska sluta är mer öppen, säger Rebecca Lindgren, konsult på HR-byrån Competensum.
Det kallas för exitsamtal, och det är ett strukturerat samtal som hålls i samband med att en medarbetare slutar. Syftet är att samla in förbättringsförslag och få feedback från medarbetarna på ett sätt som främjar en öppen kultur.
– Visar man för medarbetarna att man vill ta del av tankar och åsikter för att bli bättre, stärker man också företagets varumärke, säger Rebecca Lindgren.
Förberedelser är A och O
Förberedelse är en kritisk del av exitsamtalet. Rebecca Lindgren betonar vikten av att medarbetaren får frågorna i god tid innan samtalet, helst en vecka i förväg.
– Det hjälper medarbetaren att förbereda sig och förstå syftet med samtalet, vilket minskar oro och ökar benägenheten att öppna sig.
Att schemalägga samtalet en eller två veckor innan sista arbetsdagen är också viktigt för att säkerställa att samtalet blir av och att det finns tid för uppföljning vid behov. Rebecca Lindgren föreslår också att man väljer en neutral och avslappnad plats för samtalet, på eller utanför arbetsplatsen.
– Ta inte ett rum med öppen dörr eller där kollegorna sitter precis utanför.
Genomförande av samtalet
När samtalet inleds är det viktigt att informera om hur informationen kommer användas och lagras, förklarar Rebecca Lindgren. Om informationen exempelvis delas direkt med närmaste chef, bör detta tydligt kommuniceras till medarbetaren.
Vem som genomför samtalet kan se olika ut beroende på företagets verksamhet och kultur. Vissa företag föredrar att en oberoende part håller i samtalet, men Rebecca Lindgren menar att det bästa är att den närmaste chefen och HR är med.
– Det är viktigt att också få ge feedback direkt till sin chef.
Det är viktigt att tänka på de frågor som ställs är öppna, säger Rebecca Lindgren.
– Frågorna får inte vara ledande, utan ska uppmuntra medarbetaren att dela med sig av åsikter och erfarenheter. Fokus ska ligga på lösningar och förbättringsförslag.
Hantera känslor och konflikter
Exitsamtal kan ibland bli känsloladdade, men Rebecca Lindgren har inte upplevt konflikter under sina samtal.
– Om det skulle bli konfliktfyllt får man hantera det utifrån situationen. Det viktigaste är att fokusera på syftet med samtalet och försöka fånga upp vad som kan göras bättre. Om medarbetaren är väldigt missnöjd med något, fråga hur man hade kunnat göra det annorlunda. Men min upplevelse är att många uppskattar att få dela med sig och att kunna stänga ett kapitel och sen gå vidare till nästa uppdrag utan att ha med sig frustration eller tankar som man inte har fått ventilera, säger hon.
Rebecca Lindgren anser att exitsamtal bör erbjudas i alla situationer.
– Alla ska få en möjlighet att lämna feedback.
Efter samtalet
Efter samtalet behöver den eller de som hållit i samtalet sammanställa vad som har sagts, helst direkt efteråt.
– Om det framkommer förbättringsområden under samtalet ska det läggas in i en handlingsplan med åtgärd, åtgärdsdatum, uppföljningsdatum och vem som är ansvarig.
