De flesta chefer tycker att kommunikation är viktigt. Problemet är snarare vad som händer sedan. Det konstaterar Mats Heide, professor i strategisk kommunikation vid Lunds universitet. I över tio år har han tillsammans med sina forskarkollegor studerat kommunikativa organisationer. Slutsatserna har de samlat i boken Kommunikativa organisationer: Så skapar organisationer bättre relationer och förtroende.
Trots allt tal om dialog och delaktighet lever gamla kommunikationsmönster kvar på många arbetsplatser, menar Mats Heide. Ledningen har något den vill få ut, information produceras och sänds ut i organisationen.
– Många gör som man alltid har gjort, det vill säga jobbar informerande. Det är det rationella, linjära synsättet på hur kommunikation, organisation och människor fungerar, säger han.
Svårare att hålla ihop gruppen
Samtidigt har arbetslivet förändrats. Hybridarbete och aktivitetsbaserade kontor innebär att den dagliga kontakten mellan kollegor inte längre är självklar, och för chefer innebär omställningen ett större ansvar för att hålla ihop gruppen. Det kan handla om enkla saker som incheckningar eller att ge utrymme för mer informella samtal.
– När vi springer på varandra i korridoren uppstår automatiskt en viss samhörighet. Så när man inte träffas lika ofta kan man inte bara gå direkt på arbetsuppgifterna, säger Mats Heide.
Mats Heide, professor i strategisk kommunikation vid Lunds universitet.
Chefen kan också behöva hjälpa medarbetarna med helikopterperspektivet.
– Det handlar både om att vidmakthålla bra relationer och se till att medarbetarna förstår hur de hör ihop med organisationen.
AI förändrar chefens uppgift
Mats Heide hör inte sällan människor i organisationer säga att de inte längre behöver gå till kommunikationsavdelningen med vissa uppgifter, eftersom det går att använda AI i stället. Samtidigt menar han att det ökar betydelsen av den del av chefens kommunikation som AI inte kan ersätta, det relationella.
– Medarbetarna behöver känna tillhörighet och engagemang, vilket skapas genom relationer. Därför behöver chefen ha kompetens och insikt för att skapa relationer.
Här finns också en koppling till det ökade intresset för psykologisk trygghet inom ledarskaps- och organisationsteori. Känslor och förtroende betraktas allt mindre som något vid sidan av verksamheten.
– Vi är alla känslovarelser. Men man bygger inte psykologisk trygghet bland medarbetarna bara för att det är mysigt – det finns strategiska värden som produktivitet, engagemang, lärande och innovation, säger Mats Heide.
Att som chef verkligen lyssna blir därmed minst lika viktigt som att informera, menar han.
– Ingen har byggt förtroende genom att informera. Verklig kommunikation sker när man lyssnar för att förstå, och för det måste man vara intresserad av den andra.
Mellanchefen hamnar i kläm
Mellancheferna har en särskilt viktig roll i kommunikationen, menar Mats Heide. De ska tolka informationen som kommer uppifrån, själva förstå och smälta den, och samtidigt fånga upp det som behöver föras vidare åt andra hållet.
– Man brukar prata om mellanchefen som en hamburgarchef, klämd både uppifrån och nedifrån. Ibland blir de ett negativt filter, när informationen till exempel stannar hos mellancheferna på sin vandring upp mot högsta ledningen. Det kan vara en svår roll, konstaterar Mats Heide.
Samtidigt hamnar mellancheferna lätt i skymundan när organisationer diskuterar kommunikation, förklarar Mats Heide. Fokus ligger oftare på högsta ledningen eller den närmaste chefens relation till sina medarbetare.
– Mellancheferna är jätteviktiga, men kanske lite klämda i systemet. Det finns heller inte så mycket forskning om mellancheferna och deras betydelse, men jag anser att de är viktiga i kommunikationen.
