Det var när Stadsarkivet, som sedan 1943 ligger på Kungsklippan i centrala Stockholm, skulle öppna ytterligare ett arkiv på Liljeholmskajen som det blev tydligt att de behövde satsa på att förtydliga sitt varumärke. Var det nya arkivet likvärdigt det på Kungsklippan och eller var det något annat? Vad skulle det nya arkivet heta och hur skulle det kommuniceras så att folk inte gick fel?
Men det fanns ytterligare en aspekt som talade för att det behövdes ett omtag kring varumärket. Stadsarkivet har länge, förutom att förvara, lämna ut och svara på frågor om allmänna handlingar, lagt mycket kraft på att utveckla sitt publika arbete. Bland annat har man erbjudit populärvetenskapliga föreläsningar med ämnen som lyfter nyttan av arkivinformation. Det var också det som lyfts fram i kommunikationen.
– Men en stor del av Stadsarkivets uppdrag handlar också om att utöva tillsyn, stötta och ge råd kring arkivfrågor till Stockholms stads övriga verksamheter. Det hade inte omfattats av det kommunikationsarbete vi hade gjort, säger Susanna Uppling, Stadsarkivets kommunikationschef sedan 11 år tillbaka.
Insikterna ledde till att man satte igång ett stort varumärkesarbete, som startade med undersökningar om hur Stadsarkivets uppfattades av externa nyckelpersoner och bland de egna medarbetarna. Den externa bilden visade att de som tidigare kommit i kontakt med Stadsarkivet hade en positiv bild medan för de som inte nyttjat Stadsarkivet var bilden luddig. Ju mindre kännedom man hade desto fler var fördomarna om arkiv som något mossigt och dammigt.
– Internt var bilden tvärtom att Stadsarkivet både var moderna och i framkant. Och det stämmer, men vi hade inte nått ut med den bilden, förklarar Susanna Uppling.
Susanna Uppling, kommunikationschef på Stockholms Stadsarkiv, har erfarenhet av kommunikationsyrket från många olika branscher, alltifrån kommunal verksamhet till privat, från Sveriges turistråd till Vattenfall, till tidningen Dagens Medicin.
Foto: Oskar Omne
Med dessa insikter som grund och med hjälp av en tvärfunktionell grupp, en kommunikationsbyrå och otaliga workshops formulerades en gemensam vision: “den transparenta staden”.
– Alla medarbetare bidrar på olika sätt i vår strävan att den information som skapas i Stockholms stad är öppen och transparent, ingenting ska döljas och allt ska vara lättillgängligt.
Varumärkeslöften togs fram som förtydligar vad målgrupperna kan förvänta sig av Stadsarkivet: angelägna och relevanta, moderna och tillgängliga och utåtriktade och användarorienterade. Kärnvärden som engagerade, nyfikna och systematiska mejslades ut, som visar hur alla på Stadsarkivet behöver vara för att leva upp till löftena.
Även det visuella har setts över. Ett exempel är t-shirtar med olika slogans, som “Vi vet vad din granne fick i matte”, en humoristisk vink till en av flera sorters information som finns på Stadsarkivet.
“Vi måste lära oss att lyssna mer på våra användares behov och jobba med tjänster och metoder där man involverar användarna. Det arbetet, som vi är mitt inne i nu, märks tydligt internt”, säger Susanna Uppling.
Foto: Oskar Omne
På senare tid har mycket kraft lagts på det interna varumärkesarbetet. Kontorslokalerna har fått en ansiktslyftning i samband med övergången till aktivitetsbaserat kontor, en omorganisation har gjorts och nya arbetssätt är på väg att införas som tydligare fokuserar på användarbehov och vikten av att lyssna. Just nu pågår arbete med att utveckla ledarskapet och medarbetarskapet.
– Varumärkesarbete behöver nog ständigt pågå. Varumärken byggs inifrån, annars är det bara fernissa, säger Susanna Uppling.
Den största utmaningen i arbetet med att förändra bilden av Stockholms Stadsarkiv har varit att få med sig alla medarbetare, menar hon.
– Det finns nog de här som fortfarande tycker att varumärke är flummigt och inte har med arkiv att göra, men jag tror att de flesta nu börjar se att varumärkesarbetet i mångt och mycket handlar om att på olika sätt bana väg för att fler ska nyttja oss och att den stora kompetens inom arkivfrågor som våra medarbetare har ska komma fler till del. Människor där ute förtjänar att känna till vad de kan få hjälp med här, säger hon.
