Ett aktivitetsbaserat kontor skiljer sig från ett traditionellt öppet kontorslandskap genom att arbetsplatsen är uppdelad i olika miljöer för olika typer av arbete. Det kan handla om tysta zoner, små rum för enskilt arbete och större gemensamma ytor, i stället för att varje medarbetare har en fast plats. Det är också mindre platser än folk.
Det här arbetssättet beskrivs ofta som modernt och effektivt, men nu visar en studie från Umeå universitet att omställningen till aktivitetsbaserade kontor också har gjort chefers arbete svårare. Ökad stress, sämre överblick och försämrade arbetsvillkor är några av följderna.
– Vi pratar mycket om ledarskapets betydelse för medarbetarnas arbetsmiljö och organisationens effektivitet, men nästan aldrig om hur cheferna själva har det, säger Anita Pettersson Strömbäck, en av forskarna bakom studien.
Forskarna har intervjuat chefer i två offentliga organisationer som gått över till aktivitetsbaserade kontorsmiljöer. Ett återkommande tema var känslan av att hamna i kläm.
– Cheferna skulle försvara organisationens beslut inför sina medarbetare samtidigt som de själva kunde känna att ”det här fungerar inte för oss”, säger Anita Pettersson Strömbäck.
Enligt henne saknas det ofta forum för att öppet vädra den typen av dilemman.
– Chefer behöver kunna prata om det som skaver i verksamheten, utan att det tolkas som att de motarbetar organisationens beslut.
Att plocka undan någon för ett samtal blir ju väldigt synligt i en aktivitetsbaserad miljö, och risken är att det börjar pratas eller oro uppstår.
I intervjuerna återkom också berättelser om hur arbetsmiljöansvaret försvåras när medarbetare saknar fasta platser eller arbetar hemma alltmer. En öppen och föränderlig miljö gör det svårare att upptäcka signaler på ohälsa, följa upp rehabilitering eller göra individuella anpassningar.
– Efter en utmattning kanske en medarbetare behöver få sitta ostört och slippa ljud och visuella intryck. Om kontoret då inte erbjuder den möjligheten blir det svårt både för medarbetaren och för chefen, säger Anita Pettersson Strömbäck.
Flera chefer beskrev också hur ledarskapet blir mer offentligt.
– De upplevde att de utövade sitt ledarskap ”på scen”. Att plocka undan någon för ett samtal blir ju väldigt synligt i en aktivitetsbaserad miljö, och risken är att det börjar pratas eller oro uppstår.
Samtidigt blev den egna arbetsron sämre när cheferna upplevde sig som ständigt tillgängliga.
– Några beskrev att de gick och gömde sig för att kunna jobba ostört eller skydda känslig information på skärmen, säger Anita Pettersson Strömbäck.
Studien visar samtidigt att aktivitetsbaserade kontor fungerar olika bra beroende på verksamhet. I miljöer där arbetet till sin natur är rörligt och samarbetsintensivt kunde omställningen upplevas som positiv, särskilt om medarbetarna tidigare suttit geografiskt utspridda eller i stora och öppna kontorslandskap. I verksamheter där arbetet kräver koncentration, överblick eller stora mängder material blev problemen tydligare.
– Då kan till exempel en strikt ”clean desk”-lösning, att hela tiden behöva plocka undan efter sig, fungera väldigt dåligt. Det ska ju inte vara så att verksamheten ska anpassa sig till kontoret. Det är kontoret som ska stödja verksamheten, annars riskerar man att skapa en miljö som motarbetar det människor faktiskt är anställda för att göra, konstaterar Anita Pettersson Strömbäck.
De som arbetar i verksamheten måste få säga vad som fungerar och inte fungerar utan att betraktas som gnälliga.
För att en omställning till aktivitetsbaserade kontor ska fungera bra krävs därför betydligt mer än nya möbler och färre fasta skrivbord, menar Anita Pettersson Strömbäck. Ledningen behöver vara aktivt involverad genom hela förändringsprocessen och tidigt involvera första linjens chefer.
– De som arbetar i verksamheten måste få säga vad som fungerar och inte fungerar utan att betraktas som gnälliga.
Anita Pettersson Strömbäck menar att många organisationer fortfarande underskattar hur mycket kontorsformen påverkar hela organisationens sätt att arbeta.
– Ser man det här som bara en kontorsfråga har man inte riktigt förstått vad det handlar om. Det är mycket, mycket större än så. Så gör det förarbete som faktiskt behöver göras – gör inte en kosmetisk förändring för att det är trendigt.
