Daghemsstyrelsen, pantlånekontoret och trafiksäkerhetskommittén. Folkrörelsearkivet, socialnämnden och Nyköpings stadsbibliotek. Etiketter i rader som vittnar om stadsarkivets omfattande innehåll, från 1300-talet fram till i dag. Här, i källaren i den kulturminnesmärkta stadshusbygganden i marmor vid Stora torget i Nyköping, hämtar stadens arkivarier regelbundet upp handlingar till i stadsarkivets ljusa kontorslokaler på första plan.
– Utlämnandet av allmänna handlingar är en av våra viktigaste uppgifter, för där har vi ett skyndsamhetskrav. Samtidigt kan ett utlämnandeärende svälja mer än en heltid och då måste andra uppgifter läggas åt sidan, säger e-arkivarien Tobias Andersson.
Malin Öhlén, även hon arkivarie, nickar och konstaterar att de har uppemot 900 förfrågningar om året, vilket i snitt är fyra per arbetsdag.
– Samtidigt som vi ska utbilda, ta emot leveranser, ordna arkivet, skriva styrande dokument för kommunens informationshantering och utöva tillsyn. Vår verksamhet är en otroligt viktig del av den offentliga sektorn och jag tycker det är väldigt synd att den inte prioriteras mer.
”Vår verksamhet är en otroligt viktig del av den offentliga sektorn.”
Med den bristande prioriteringen syftar hon på Magasin K:s granskning, som visar att fyra av tio kommuner inte har tillgång till en utbildad arkivarie. Men hon vill samtidigt understryka att även i Nyköping borde de vara fler.
– Vi jobbar väldigt bra i vår grupp, är tighta och hjälper varandra om det är kris. Samtidigt är det vi fem som ska förvalta, vårda och upprätthålla all information som ska bevaras i kommunen, så det säger sig självt att vi är för få.
Tobias Andersson håller med:
– När man är runt och träffar andra arkivarier som jobbar i kommun har vi bra förutsättningar i jämförelse, det är jättebra. Men samtidigt måste vi hela tiden prioritera bort saker som egentligen behöver göras. Det är väldigt hög arbetsbelastning.
– I det fysiska arkivet är det jättemycket som inte är förtecknat och hela kommunen har inte uppdaterade dokumenthanteringsplaner. Det här är inte bara frågor för oss, utan för hela kommunen.
Jerker Yang, arkiv- och informationsförvaltningschef, berättar att det är svårt att hitta kandidater med rätt utbildning till arkivarietjänsterna. "Av runt hundra sökande var det kanske fem som var utbildade arkivarier."
Foto: Jonas Eng
Magasin K:s genomgång visar också att bland kommunerna som har minst fem anställda vid arkivet varav minst en är arkivarie – de är sammanlagt 22 stycken – har Nyköping med sina fem arkivarier flest arkivarier per capita i landet. Men det här är alltså ingen siffra som de anställda arkivarierna eller kommunens informationsförvaltningschef Jerker Yang, som också är arkivchef, tycker är i överkant.
– Det finns otroligt mycket man skulle kunna göra. Vi skulle kunna dubbla vår verksamhetsstyrka, säger han.
Sedan Jerker Yang tillträdde för två år sedan, efter att ha jobbat tretton år med säkerhetsklassad information på en statlig myndighet, har han ihop med arkivarierna arbetat med en omstrukturering av stadsarkivet.
– Det var inte tillräckligt processbaserat, utan mest sorterat på verksamhet, vilket gör det svårt att hitta. Genom att märka informationen på nya sätt och lägga in den i nya system blir den lättare att hitta. Och det gör våra handläggningstider mycket snabbare.
”Med dokumenthanteringsplanerna sätter arkivarierna grunden.”
Viktigast av allt, förklarar Jerker Yang, är att flödet av handlingar är strukturerat. Med andra ord att dokumenthanteringsplanen, som gäller från att informationen skapas i kommunen till att den hamnar i arkivet för slutförvaring, fungerar korrekt.
– Med dokumenthanteringsplanerna sätter arkivarierna grunden. Det gör systemet mer logiskt och underrättar tillsynsarbetet som de gör.
Trots att Nyköping likt många andra kommuner på senare tid tvingats till nedskärningar inom flera verksamheter har stadsarkivet undantagits sparkraven.
Men när Jerker Yang nyligen skulle ersätta en arkivarie som gått i pension förvånades han av hur svårt det var att hitta en kandidat med arkivarieutbildning till tjänsten.
– Vi sökte i flera omgångar. Av runt hundra sökande var det kanske fem som var utbildade arkivarier. Och då var lönen svår att matcha, eftersom vi konkurrerar med Stockholm.
Tobias Andersson, e-arkivarie, Jerker Yang, informationsförvaltningschef, Malin Öhlén, arkivarie och Lise-Lott Axelsson, arkivassistent.
Foto: Jonas Eng
Risken med att inte ha utbildade arkivarier på plats, säger Jerker Yang, är att arbetet inte görs med rätt systematik.
– Det är viktigt att alla verksamheter förstår vad arkivarierna gör. Att de styr hela flödet av information i kommunen. Förstår man det inser man att arkivet har en ganska central roll.
Vad är din reaktion på att fyra av tio kommuner inte har tillgång till en utbildad arkivarie?
– Jag tänker att man kan komma undan med att inte ha ett arkiv i ordning, att man kanske inte följer lagen till punkt och pricka. Att arkivet är något man kan gräva ner – tills dagen man märker att det inte funkar, säger Jerker Yang och tillägger:
– Ju mer man tittar på informationsflöden och informationssäkerhet förstår man hur viktigt det är. Inte bara med slutförvaring, utan hur mycket det är som ska göras innan det.
Nyköpings stadsarkiv består av ett kommunarkiv, ett bild- och företagsarkiv samt ett folkrörelsearkiv, på mer än 6 000 hyllmeter fördelat på fem arkivlokaler varav två ligger i stadshuset. Kommunen har också ett e-arkiv, som e-arkivarien Tobias Andersson har ansvar för. Kurserna i arkivvetenskap beskriver han som de roligaste under sin humaniorautbildning och sedan har började som arkivarie i Nyköping 2018 har han stortrivts med sin tjänst.
– Jobbet är väldigt varierande. Det tillåter en både att jobba drivande och utvecklande och att vårda det gamla som finns. Det finns ett stort utrymme på det sättet, en väldig bredd.
Han tillägger att han också uppskattar hur mycket statsvetenskap det ingår i jobbet, något som Malin Öhlén också lyfter när hon berättar om sin väg in i yrket.
– Jag har alltid varit intresserad av hur samhället är uppbyggt. Sedan gillar jag processer, att det ska bli ordning och reda och att tänka framåt en massa steg. Så arkivarieyrket insåg jag tidigt var helt rätt för mig.
Hon tycker att mycket har förändrats bara på de fyra år som hon varit verksam arkivarie i Nyköping: att man i kommunen pratar mer om informationshantering generellt, även om arkivarierna önskar att de hade mer tid att utbilda kollegor runt om verksamheterna.
– Jag försöker prata om att när informationen uppstår måste man samtidigt tänka på vad som ska hända med den sen. Men det är mycket kvar att göra.
