En tidig söndagsmorgon i slutet av oktober gick passagerarfartyget Marco Polo på grund, först vid Laxören och sedan söder om Karlshamn, i Pukaviksbukten. Ingen person kom till skada, men både olja och diesel läckte ut i havet.
Det skulle dröja tre dagar innan två i besättningen delgavs misstanke om vårdslöshet i sjötrafik, vilket de också dömdes till ett par dagar senare. Tre dagar då spekulationerna rasade i en omfattning som Kustbevakningens pressekreterare Mattias Lindholm under sina femton år i yrket aldrig tidigare sett.
– Det var olika uppfattningar om anledningen till olyckan, att det skulle kunna vara en antagonist bakom, att det skulle vara en form av sabotage. Mot bakgrunden av säkerhetsläget tror jag att många är mer vaksamma. Vaksamhet är bra, men det kan också få motsatt effekt och leda till spekulationer som drar iväg, till missuppfattningar där kommunikatörens roll sätts på sin spets.
Mattias Lindholm berättar att Kustbevakningen tidigt hade en väldigt god bild av vad som skett, men att de inledningsvis inte kunde dela den på grund av förundersökningssekretessen.
– Myndigheter har generellt bra koll, men vi kan inte berätta allt och då bildas det ett gap mot allmänheten. Och i det gapet kan det uppstå desinformation. Så att signalera att vi har ett gott informationsunderlag och att vara närvarande är jätteviktigt mot fonden av orosläget och säkerhetsläget som vi nu måste förhålla oss till.
Kustbevakningens kommunikationsavdelning har en grundbemanning om fem personer och en chef. I samband med grundstötningen av Marco Polo var, vid sidan om dagliga pressmeddelanden och kontakten med media, en tidslinje över händelseförloppet och en fråga-svar, båda för hemsidan, de viktigaste komponenterna.
– Inledningsvis uppdaterade vi webbplatsen två gånger per dag. Efter ett tag, när arbetet blir mer lågintensivt, kan det handla om att upprepa gårdagens läge för att visa att det fortfarande gäller. Även att det inte hänt något nytt är en färsk uppdatering, säger Mattias Lindholm.
Han beskriver sin enhet som ett sammansvetsat team med högt förtroende inom myndigheten och väl upparbetade arbetsformer. Förutom att de ser till att ha roligt tillsammans (eftersom god stämning hjälper i påfrestande situationer) nämner han tre grundstenar i deras arbete:
Som kommunikatörer är vår uppgift att göra information tillgänglig och begriplig, säkerställa sanningshalten och sätta den i perspektiv.
– För det första behöver vi planera in att ett par av oss alltid är lediga. Annars finns det ingen uthållighet, annars orkar vi inte i en händelse som pågår i två veckor.
Teamet har också kontinuerliga samordningsmöten där de stämmer av lägesbilden, vad de behöver producera och vad de kan återanvända.
– Det sista är att vi alltid täcker upp för varandra. Man kan inte ha presstelefonen och uppdatera webbplatsen samtidigt, då blir det inte bra. För är man stressad eller har bråttom blir det alltid något som går fel. Så även om vi bara är två eller tre personer så försöker vi ha första och andra linjen, och alltid stötta varandra, säger Mattias Lindholm.
Han har varit pressekreterare på Kustbevakningen sedan 2012, innan dess arbetade han som pressekreterare på Försvarets radioanstalt och Säkerhetspolisen. För ungefär ett år fick Kustbevakningen en tydligare roll i totalförsvaret, då ett nytt beredskapssystem trädde i kraft, men för Mattias Lindholm och hans kollegor har förändringen kommit stegvis under en längre tid.
– För sex, sju år sedan kunde vi säga mycket mer. Nu måste vi vara mer restriktiva så vi inte går in på förmågebeskrivande information eller målen för delar av vår verksamhet eftersom de kan användas på ett sätt som är negativt – inte bara för Kustbevakningen, utan också för Sverige.
Hur ser du på rollen som offentliganställd kommunikatör i det här nya säkerhetsläget?
– I orostider är det väldigt viktigt att kommunicera väl. Att minska oron när det behövs, men också kunna inskärpa allvar. Som kommunikatörer är vår uppgift att göra information tillgänglig och begriplig, säkerställa sanningshalten och sätta den i perspektiv.
Jag skulle inte säga att vi är en belastande funktion. Och jag upplever oss mer som dörröppnare än grindvakter – som vi ibland kallas i debatten.
Vad tänker om den kritik som riktas mot din yrkesgrupp?
– Jag skulle inte säga att vi är en belastande funktion. Och jag upplever oss mer som dörröppnare än grindvakter – som vi ibland kallas i debatten. Jag och mina kollegor försöker öppna locket, för det är en del av ett öppet demokratiskt samhälle, men också vara tydliga med när det inte går mot bakgrund av ett förändrat säkerhetsläge.
Hur förmedlar ni den förändringen?
– Att det är av väldigt goda skäl som mer information omfattas av sekretess i dag. Att det är för att vi ska undvika kartläggning av svenska myndigheter, vad vi riktar in vår verksamhet på – sådant behöver en myndighet ofta behålla för sig själv för att utföra sitt uppdrag så bra som möjligt.
– Samtidigt kan det här leda till stor besvikelse och en upplevelse av att myndigheterna sluter sig. Här har kommunikatörerna en viktig roll att förklara varför man inte kan säga mer – eller något alls.
