Parallellt med Riksarkivet och andra statliga institutioner vars arkivering regleras i lag finns en mängd små arkiv ute i landet, oftast knutna till länsarkiv. Allt från idrottsföreningar till lokalpolitiska rörelser, nykterhetsrörelser och religiösa organisationer arbetar aktivt med att bevara det kulturarv som lätt faller i glömska. Men digitalt bevarande kräver resurser.
För att möta behovet av en gemensam e-arkivlösning bildades förra året Enskilda e-arkivet, ett samarbete mellan de tre länsarkiven arkiv Sörmland, Folkrörelsearkivet för Uppsala län och Föreningsarkivet i Västernorrland.
– För små föreningar och organisationer, som Rotary eller våra politiska partier, är det här en möjlighet att bevara sitt historiska material, antingen för sitt eget höga nöjes skull eller för att göra materialet tillgängligt för forskning, säger verksamhetschef Emil Helén.
En särskild målsättning är att vara ett utvecklingscentrum för digital arkivering. Arkivet är under utveckling och idag finns en semi-offentlig webbplats som fungerar som en forskarportal, men vem som helst kan ta del av innehållet.
Arkivet är delvis beroende av bidrag från Kulturrådet, där respektive län får en pott som de pytsar in. Ambitionen är att alla som vill får gå med, man betalar då en summa, får utbildningsmaterial och tillgång till de tekniska verktygen. Om den förening eller organisation som ska arkivera känner sig mogen, kan den sköta arkiveringen själv. Man lägger in protokoll eller fotografier, skriver datum och taggar med metadata, precis som en arkivarie gör.
– Men ofta är den tekniska kompetensen ganska låg, kanske kommer man med ett USB-minne och ber oss att arkivera. Där vill vi ju stötta, säger Emil Helén.
Han påpekar samtidigt vikten av att utbilda användarna.
– Om det är en äldre bild från något möte som ska arkiveras, så vet ju inte vi här vem eller vilka som är på bilden, och då går den informationen helt förlorad.
Emil Helén säger att mycket handlar om att de mindre arkiven själva ska förstå vad det är man ska spara och bevara.
En stor utmaning för mindre arkiv är just att arbeta metodiskt och följa goda metoder för digitalt bevarande, inklusive korrekt filnamngivning och filformat.
– Men framför allt handlar det om att man själva ska förstå vad det är man ska spara och bevara. Ur ett analogt perspektiv har man ju gallrat på grund av platsbrist, nu kan man i teorin spara hur mycket som helst.
Dessutom förklarar Emil Helén att det är viktigt att små arkiv förstår vad de kan spara när det gäller personuppgifter och överensstämmelse med GDPR. Arkivlagen trumfar GDPR när det gäller att spara personuppgifter för historiskt bevarande, men länsarkiv befinner sig lite i ett limbo.
– Otydligheten ligger i att länsarkiv inte formellt definieras som offentliga arkiv, som faller under arkivlagen. Det här är frågor som vi jobbar med just nu.
I Sverige finns ingen liknande lösning som Enskilda e-arkivet, bortom det offentliga. Målet är nu att fler länsarkiv ska ansluta sig och kunna erbjuda sina föreningar och kunder möjlighet att digitalt bevara sin information. De strävar också efter att enskilda organisationer och arkivinstitutioner ska ansluta sig.
– De som har större ekonomiska muskler kan bekosta sin anslutning till arkivet, medan mindre föreningar och organisationer behöver stöd från sina länsarkiv. Det kräver en insikt om hur man kan bevara det kulturarv som riskerar falla mellan stolarna.
