– Kommunerna i vår mätning ligger i framkant, de jobbar väldigt strategiskt.
För fem år sedan tog professorn Catrin Johansson fram ett mätverktyg för organisationers kommunikationsmognad ihop med kollegan Christina Grandien. På Mittuniversitetet, där de båda arbetar, uppmuntrades anställda att söka medel för att omvandla forskning till praktiska applikationer, och kort därpå startade forskarna ett företag baserat på sitt verktyg.
Efter att ha hjälpt ett trettiotal organisationer att mäta sin kommunikationsmognad gick Catrin Johansson igenom den anonymiserade datan för att se om det fanns skillnader mellan de deltagande organisationerna, där en tredjedel var myndigheter, en tredjedel kommuner och en tredjedel företag.
– Oftast är det företagen som lyfts fram som lysande stjärnor. Man tänker att det är de som satsar och som ligger i framkant när det kommer till kommunikation. Så att kommunerna låg högst, det var förvånande, säger Catrin Johansson.
En hög kommunikationsmognad i en organisation innebär att det finns en god förståelse för kommunikationens värde hos chefer och medarbetare, och att den förståelsen omsätts i praktiken för att nå verksamhetens mål.
Kommunerna hamnar alltså strax innan företagen när det kommer till de totala mätvärdena, medan myndigheterna ligger en bit efter. Att det ser ut så kan bero på att kommunikationsmognaden varierar mer hos myndigheterna, till exempel mellan olika avdelningar, säger Catrin Johansson. Ett annat skäl kan vara skillnaden mellan chefers och medarbetares syn på kommunikation.
– Eftersom vi ser att medarbetare oftast uppfattar kommunikationsklimatet sämre än vad cheferna gör kan det dra ner mätvärdena. Vi i Sverige har varit duktiga på att utbilda chefer i kommunikativt ledarskap. För att höja värdena skulle vi behöva fokusera på det kommunikativa medarbetarskapet, på hur man som medarbetare kan bidra och ta ansvar, säger Catrin Johansson.
Vi ser stora skillnader i hur kommunikationsstödet är organiserat, det kan variera väldigt mycket, till och med mellan olika avdelningar.
Varför är det bra att mäta kommunikationsmognad?
– Därför att kommunikationen skapar så mycket värde i en organisation. Den påverkar målen, möjligheterna att genomföra förändring, arbetsmiljön och den externa kommunikationen, till exempel allmänhetens förtroende. En mätning ger möjlighet att se var behovet av utveckling är störst och vad som redan fungerar bra.
Din granskning visar att samtliga organisationer har en hög förståelse för värdet av kommunikation, men att det är svårare att få till en bra kommunikation i praktiken. Vad tänker du om det?
– Det är ett hack där i benchmark-kurvan. Jag tänker att det är ganska naturligt, det är lätt att säga att kommunikation är viktigt men sedan så finns det många hinder på vägen.
Hur kommunikationen är organiserad fick sämst betyg över lag.
– Ja, vi ser stora skillnader i hur kommunikationsstödet är organiserat, det kan variera väldigt mycket, till och med mellan olika avdelningar.
Så kan kommunikationsmognaden bli bättre
- Gör en mätning av nuläget, undersök hur chefer, medarbetare och kommunikatörer uppfattar att kommunikationen fungerar.
- Utforma en långsiktig plan för hur kommunikationen ska utvecklas.
- Se till att följa upp planen för att se var behoven är störst och vilken effekt som åtgärderna får.
- Prioritera strategiska områden, det kan vara allt från att öka medarbetares kunskaper inom kommunikation till att kommunikationsfunktionens uppdrag behöver tydliggöras.
- Följ inte generella trender och härma andra innan ni vet säkert vad som är mest strategiskt för er. Varje organisation är unik och har speciella behov.
Källa: Catrin Johansson/KIX Kommunikationsindex
Hur är det smartast att organisera kommunikationsstödet?
– En del i vår mätning har en väldigt hög kompetens på kommunikationsavdelningen, en god organisation för hur kommunikationen ska stötta verksamheten och har en kommunikatör i alla ledningsgrupper. Hos andra är det väldigt decentraliserat. Men de bästa organisationerna, de gör både och. De jobbar både lokalt och verksamhetsnära men också strategiskt och på högsta ledningsnivån.
Vad är ditt bästa råd till den organisation som vill höja sin kommunikationsmognad?
– Det första är att lyssna inåt. Det finns alltid en kommunikationskompetens, i alla organisationer. Så att man tar vara på den potentialen, och lyssnar på behoven, då går det att utveckla mycket. Sedan är det viktigt att bevara det man har som redan är riktigt bra – att se sina styrkor.